Doosje weekreview

De chaos te lijf met een doosje

Je hebt vast al gelezen over mijn probleem met lijstjes  volgen.
En zoals je vast ook wel weet leef ik en werk ik samen met de expert van Nederland in personal lean en lean office.
Soms lastig dus als je zelf niet zo van de lijstjes bent en daar geen baat bij hebt.

Totdat je samen echt aan tafel gaat zitten en eens gaat kijken wat wel werkt.
Dan heb je nooit meteen de juiste oplossing.
Er zit jaren werk en proberen en frustratie in.
Om dan tenslotte tot nu toe een systeem te hebben wat voor mij het beste werkt en ik het langste volhoud.

Doosje weekreview

Doosje weekreview

Wat dat is?

Dat is voor mij natuurlijk het makkelijkste uit te leggen met een plaatje …

En dan heb jij waarschijnlijk vermoedelijk nog steeds tekst en uitleg nodig …
Ik ga mijn best doen om het hieronder uit te leggen.

Wat je nodig hebt

  1. een doosje waarin vierkante papiertjes passen of de papiertjes of kaarten die jij gaat gebruiken
  2. de vierkante of andere papiertjes die een beetje stevig zijn en in het doosje passen
  3. kaarten, stukjes karton die als tabs tussen de blaadjes passen en waarop duidelijk zichtbare teksten bovenin kunnen staan
  4. Horizons of focus voor Irka

    Horizons of focus voor Irka

    een overzicht van de horizons of focus , dat op de zijkant van het doosje past en geplakt kan worden zodat je steeds weer kan zien waar het jou om gaat

  5. een plaatje met daarop de volgorde waarin je dit doosje iedere week, nb iedere week, gaat doorspitten, opruimen en aanvullen. Dit plak je op de voorkant van het doosje.

Tabs maken

Maak mooie tabs die goed boven de papiertjes in het doosje uitsteken, met tekst die goed leesbaar is en waarop je of je eigen termen gebruikt zoals de mijne:

  • 10 projecten
  • volgende maand
  • 20 onderhoud
  • 30 jaarplan
  • 40 over 3 jaar
  • 50 missie
  • opties

of de hoogtes van de Horizon of focus (50.000 40.000 3000 20.000 10.000) op schrijft.

Belangrijk is dat de tabs er echt mooi en vrolijk uit zien.

Brain dump

De tweede actie is een Brain dump. Waarbij je

  1. een onderscheid moet maken tussen wat een project is en een actie is
  2. acties en projecten ieder op een eigen papiertje schrijft.

Rijp en groen door elkaar.

Een project bestaat uit meerdere acties en beschrijf je als beste met een gewenst eindresultaat.

Actie, taak of handeling is een activiteit die je beschrijft met een werkwoord.

Schiften

Maak twee stapeltjes:

  1. een stapeltje projecten en
  2. een stapeltje acties.
Horizons of focus IS AvdH

Horizons of focus IS AvdH

Ordenen

Zoek uit of je acties heb beschreven die bij een gepland project of andere door jou opgeschreven projecten horen en leg die bij elkaar.

Verdeel de projecten, leg ze op stapels of stop ze meteen achter de tabs op basis van je horizons of focus.

Misschien komt voor jou hier het moment dat je denkt: “ik wil geen vierkante papiertjes, ik wil langwerpig papiertjes, zodat ik onder de naam van de projecten alvast een aantal taken of activiteiten kan neerschrijven”?

Dan zou je kunnen beginnen met het overschrijven op die andere papiertjes…

NB
Ik zet op de kaartjes met projecten een 10 in de rechterbovenhoek als ze achter de tab 10 projecten horen. Want die heb ik nog wel eens los op tafel liggen en weet dan al snel niet meer achter welke tab ik ze had gepland …

Weekreview

De weekreview is het hart van de zaak:

Besteed hier iedere week op een vaste dag en tijd 1-2 uur aan.
Handig zijn hiervoor de vrijdag, zaterdag, zondag of maandagochtend.

Kijk 1 week terug en 2 weken vooruit.

Verzamel al je beloftes en ideeën en onafgemaakte zaken en verwerk ze in het doosje of zet ze alvast op een actielijst.

Mijn volgorde bij deze terug- en vooruitblik is:

  1. Losse papiertjes reviewen.
  2. iPad en iPhone notities verwerken.
  3. Actielijst reviewen.
  4. Agenda doorspitten.
  5. Projecten bekijken op voortgang.
  6. Volgende maand projecten bekijken en verwerken.
  7. Opties opschonen.
  8. E-mail verwerken.

En het af en toe en toch regelmatig doornemen van

  • Onderhoud.
  • Jaarplan.
  • Over drie jaar.

Toch een lijst

De actielijst bestaat bij mij uit 1 tot 3 kleine papiertjes met 3 tot 15 onderdelen.

Belangrijkste hierbij is in ieder geval dat je je dag begint met drie MBA‘s, de meest belangrijke activiteiten en iedere dag je weer opnieuw voorneemt er niet meer dan drie bij te voegen.

Moeilijk op deze lijst is om er alleen acties op te zetten en niet projecten…

Het waarom

Waarom ik dit doe?

Om stuurvrouw in mijn eigen leven te blijven.
Me niet te verliezen in alle afleiding.
Koers te houden.
Tijd te winnen om dat wat ik daadwerkelijk in de wereld wil doen en wat ik verder wil brengen uit te kunnen voeren. ??

 

Hoe ga jij om met jouw eeuwig bruisende bron met plannetjes en de papieren chaos om je heen en al je goede voornemens?
Heb je nog een mooie aanvulling op mijn systeempje?
Of heb je nog een veel betere methode?

Ik lees het graag!

En

houd vol!
Neem iedere keer weer opnieuw deze of een andere routine met vooruit en terug kijken op in je week!

0 reacties

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *