Visueel management op een deur uitsnede

Acties op je gemak uitvoeren

Als jij regelmatig gefrustreerd en verlamd raakt van het kijken naar je takenlijst heb ik een methode voor jou!
Een methode die ervoor zorgt dat je weer plezier hebt in het uitvoeren van de door jou voorgenomen acties.

  • Raak jij gestrest van to-do lijsten?
  • Blijven je lijsten groeien?
  • Weet je niet meer wat je moet doen als jouw takenlijst (meer dan) een A4 beslaat?

Volg een maand* mijn methode en je kunt toe met

  1. een weeklijst ter grootte van een ansichtkaart en
  2. een dag-lijst met 3 MBA’s (Meest Belangrijke Acties).

Visueel management

De door mij ontwikkelde visueel-management-methode is speciaal voor jou als je visueel ingesteld bent én als jouw hoofd overloopt.
Het gaat er in de 1e plaats om dat wat je te doen staat, van projecten beheren tot boodschappen doen, het gewenste resultaat te visualiseren.
Ten 2e gaat het erom de weg naar dat resultaat ook te visualiseren. Wat zijn de stappen ernaartoe.

Werk met plaatjes, beelden, pictogrammen en mindmaps.

Het belangrijkste onderdeel en goede ondersteuning van deze methode is, dingen die je vandaag echt niet mag vergeten zichtbaar neer te leggen of op te hangen.

“Gebruik ieder lege horizontale vlak en gebruik de oppervlaktes van je deuren.”

2 varianten

  1. Gebruiksvoorwerpen zichtbaar en op je dagelijkse routes en werkplekken plaatsen.
  2. Gekleurde notitie papiertjes of post-its goed zichtbaar én op je dagelijkse routes en bij je werkplekken hangen.
Visueel management op n tafel

Visueel management op n tafel

Gebruiksvoorwerpen

Een paar voorbeelden van gebruiksvoorwerpen zichtbaar en op je dagelijkse routes en werkplekken plaatsen:

  • Je hebt vandaag een sollicitatie en je wilt daar met glimmende schoenen verschijnen.
    – Zet je schoenen goed zichtbaar in de gang neer, maar niet zo dat je erover kunt struikelen, zodat je als je de derde keer terugkomt van je toiletgang je je schoenen daadwerkelijk gaat poetsen.
  • Je bent bang dat je vergeet het cadeautje voor je vriendin mee te nemen.
    – Leg je sleutels van het huis op het cadeautje op de eettafel. Zodat je het ziet en meeneemt als je je sleutels pakt om het huis uit te gaan.
  • … (heb je voorbeelden uit eigen ervaring in je werkomgeving, deel ze dan hieronder in de reacties, graag 👏)

Zo ontstaat een kruimelspoor van activiteiten die jij, in beweging zijnd en afwisselend, kunt uitvoeren zonder een lijst te gebruiken.

scrum

scrum

Gekleurde notitie papiertjes

Minder ruimte innemend is het gebruik van gekleurde papiertjes.

  1. Gebruik felgekleurde blaadjes (of post-its) van ca 10 x 10 cm, 1 per activiteit of onderwerp en
  2. leg die op de eettafel, je nachtkastje, je bureau of een andere horizontale plek waar je vaak langs komt of
  3. plak jouw papiertjes op een deur langs je looproutes of in de buurt van je werkplekken.

Nadelen/gevaren

Er kleven een paar gevaren aan deze methodes. 😅

  • Alle horizontale vlakken komen vol te liggen.
  • Alle deuren zitten onder de briefjes.
  • Overal liggen of staan voorwerpen die nog een bestemming moeten krijgen.
  • Je gaat steeds wat anders doen dan je van plan was.

Deze nadelen voorkom je met zelfkennis en vertrouwen.

Je doet met deze methode ervaring en daarmee kennis op van je eigen drempel bij het uithouden van “chaos” en leert dus wanneer het teveel is en je alsnog je overzicht verliest.

Je kunt dan de hoeveelheid losse voorwerpen en papiertjes aanpassen aan jouw drempel en eerst je hoofd legen met een braindump.

Oefen en pas net zo lang aan tot je vertrouwen en ervaring hebt dat jij op deze manier voor het einde van de (werk)dag de zaken hebt gedaan die je van plan was te doen.

Voordelen

Naast 1) het terugbrengen van de frustrerende en te lange lineaire lijsten en 2) het meer gebruik maken van je visuele instelling is er nog een extra voordeel.
Je komt in flow en beleeft meer vreugde:

  • door jouw huis of gebouw gaand doe je de dingen,
  • jij hebt veel afwisseling in je acties,
  • “onderweg” kom je nog andere zaken tegen die je meteen ook kunt doen,
  • jouw activiteiten blijken, terugkijkend aan het eind van de dag, een logische volgorde te hebben, een andere volgorde dan jouw lineaire lijst suggereerde.

Waarschuwing

Veel visueel ingestelde mensen zijn visionair en dus creatief en barsten dan ook van de plannetjes en ideeën. En veel visionairs zijn visueel ingesteld.

“Belangrijk is om te leren accepteren dat een mensenleven te kort is om al jouw plannetjes uit te kunnen voeren.”

Resultaat

Als de voordelen van visueel management bij jou tegen de nadelen opwegen,
je geen extreem ordelijke partner in huis hebt en
jij je eigen ritme en maat in het gebruik van deze methode hebt gevonden …

zal je net als ik al binnen een maand merken dat je

  1. met een weeklijst ter grootte van een ansichtkaart en een dag-lijst met 3 MBA’s (Meest Belangrijke Acties) toe kunt,
  2. jij jouw doelen op je gemak haalt,
  3. in flow je werk kunt doen,
  4. weer pret in je voornemens hebt,
  5. aan het eind van de (werk)dag rust hebt en tevreden bent.

Als je hierover vragen hebt of meer informatie wilt, neem dan gerust contact met me op.

 

* Meestal is een maand nodig om een nieuwe activiteit tot een gewoonte te maken.

** Of gebruik halve papiertjes. Als je bijzonder duurzaam bezig wilt zijn, gebruik dan ook de achterkanten.

 

2 reacties
  1. Rob
    Rob zegt:

    Ik vergeet nog wel eens iets uit de koelkast (bijv. lunchtrommel) wat ik toch echt van plan was mee te nemen. In het verleden heb ik dit een aantal keer opgelost door mijn autosleutels in de koelkast op de lunchtrommel te leggen zodat ik uberhaupt niet kon vertrekken zonder in de koelkast te kijken 🙂

    Beantwoorden
    • Irka Stachiw
      Irka Stachiw zegt:

      Dag Rob, ik lees jouw reactie met een glimlach. Ik vind het briljant en stel me daarnaast nog voor dat je dan ook nog flink moet zoeken naar je autosleutels … Lees ik tussen de regels door dat het niet meer nodig is of ga je meer met de trein en leg je nu jouw ov-kaart in de koelkast? Eindeloze mogelijkheden … en dank voor je reactie. Hartelijke groet, Irka

      Beantwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *